La lecture automatique de documents (LAD) et la reconnaissance automatique de documents (RAD) sont des concepts qui qui se positionnent entre la numérisation et la gestion électronique des documents (GED). L’objectif de ces logiciels et outils est de diminuer la charge de travail des utilisateurs de la GED. Qu’est-ce que cela signifie concrètement ?
Définition de la lecture automatique de document (LAD)
La numérisation avec lecture automatisée de documents, souvent appelée LAD, est un ensemble de technologies (OCR, RAD, ICR…) qui permettent, lors du processus de numérisation, de lire et de récupérer les différentes informations et contenus de tout type de document. Cet ensemble de technologies complémentaires à la gestion des documents électroniques peut permettre une saisie automatique où assistée de l’information. Les données extraites peuvent être utilisées comme métadonnées dans le système de GED, facilitant ainsi le processus de recherche.
Définition de la reconnaissance automatique des documents (RAD)
Le RAD, également connu sous le nom de programme de reconnaissance automatique de documents, est une application qui vous permet de numériser un document à l’aide de scanners en utilisant un logiciel OCR. La technologie LAD RAD est basée sur la reconnaissance de la nature du document à traiter en fonction de différents critères et limitations (reconnaissance de nombres alpha, codes à barres et chiffres…) qui sont définis dans le cadre de la GED. Ces normes peuvent faire référence à des codes à barres, des logos ou même à la position d’images, du texte ou de cases dans le papier. Cette technologie peut être utilisée pour identifier la nature des documents numériques (devis, facture, estimation, ou commande…) pour un classement plus précis des données.
GED Gestion électronique des documents
Le processus GED, catégorise le stockage et la distribution de vos documents. Vos documents sont tous centralisés en un seul endroit, afin de garantir un travail optimal. La GED est adaptée aux documents qui sont en production, et qui doivent être modifiés. Pour aller plus loin, consultez notre article sur à quoi sert la ged.
Avantages de la RAD/LAD dans la dématérialisation
L’entreprise peut disposer de l’information requise, mais elle ne parvient pas à la transmettre à la personne qui en a besoin, ce qui peut entraîner une perte d’opportunités. Cela pourrait entraîner une mauvaise perception des biens et services qu’elle offre ; un retard dans le paiement ou le respect des engagements.
Prenons l’exemple d’une organisation qui traite 500 documents par jour (factures, bons de livraison, factures, commandes et bons de livraison, etc.) et d’un utilisateur qui saisit les détails de ces documents dans le système à raison de 30 secondes par document. Cela signifie que l’utilisateur passe 15 minutes par jour, soit environ 250 minutes, c’est-à-dire que plus de 4 heures seront consacrées à cette tâche. Au cours de l’année, il aura accompli l’équivalent de 960 heures et 20 jours de travail (4 heures par mois) au cours desquels il y a de fortes chances que des erreurs soient commises pendant le processus d’insertion. Le plus important est que le travail répétitif peut avoir deux conséquences négatives : une dépense répétée résultant de ce processus, et une érosion du capital intellectuel de l’entreprise.
Les secteurs privé et public utilisent ces technologies pour gagner du temps et de l’argent, notamment en réduisant les heures, voire les mois, de saisie manuelle des données. Le retour sur investissement et l’augmentation de la productivité des entreprises sur le long terme sont particulièrement impressionnants avec ces technologies, qui permettent de libérer le temps des employés pour qu’ils se consacrent à des tâches de plus grande valeur. Songez, par exemple, au temps et au personnel nécessaires pour indexer manuellement toutes les collections numériques alimentées par Gallica, les bibliothèques numériques de la Bibliothèque nationale de France ?
Les éditeurs sont confiants quant à l’état du marché mondial de la lecture automatique de documents. C’est par exemple l’avis de Gregory Laborderie, directeur commercial d’Abbyy : « Ce marché est en pleine croissance, et le marché des produits OCR pour la bureautique est assez soutenu, explique-t-il, même si les projets de grande envergure se font un peu plus rares. En réalité, l’adoption d’une vision et d’un plan global pour le traitement des documents est une chose peu commune au sein des organisations. Cependant, des opportunités existent dans les entreprises de taille moyenne qui sont plus susceptibles de gérer des exigences commerciales et, par conséquent, des projets plus complexes.
Voilà une liste de quelques bénéfices du système RAD/LAD
· Elles aident au transfert des documents au sein de l’entreprise ; elle réduit les risques d’erreurs et le risque résultant des documents.
· Elles permettent l’identification du document qui aide à la capture des données en tant que métadonnées.
· Elles aident à faciliter la recherche ainsi que la localisation au cours du temps.
· Elles aident à automatiser les tâches les plus difficiles, en libérant les collaborateurs des tâches répétitives, en diminuant les risques d’erreurs et de retards, et en permettant au personnel de se consacrer à un travail plus productif.
· Elles réduisent les coûts.
Comment le système RAD/LAD et la GED fonctionnent-ils ensemble ?
Le système RAD/LAD, ainsi que la GED sont deux solutions qui se complètent, qui peuvent être utilisées de manière isolée mais qui peuvent aussi fonctionner ensemble. Cette combinaison peut vous permettre de mettre en œuvre un programme complet de dématérialisation.
Une fois la capture terminée, la la Lecture Automatique de Documents permet de transférer immédiatement l’information dans la GED afin d’en assurer le stockage et la diffusion. Dans le cadre de la gestion électronique des documents, une solution de la Lecture Automatique de Documents permet un traitement extrêmement rapide des formulaires. Les formulaires, qu’ils soient conçus ou non, peuvent être classés facilement. La lecture automatique de documentsfournit à la GED les documents avec leurs propriétés métier qui leurs sont associées. Ce qui permet d’automatiser le travail d’indexation. Les données recueillies par la GED peuvent également être partagées avec d’autres programmes, par exemple un logiciel de comptabilité pour gérer les factures.
Il en va de même pour la RAD. La RAD qui vous permet de différencier les différents types de documents les uns des autres est basée sur une variété de critères définis dans le système de gestion électronique des documents. Ces critères peuvent être basés sur des codes-barres, les logos ou le texte présents dans le document. Cette technologie permet une classification efficace des documents.
L’exemple d’Ephesoft :
logiciel RAD/LAD avec intelligence artificielle
Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre article sur Ephesoft, un logiciel qui permet de faire de la RAD/LAD. Avec Ephesoft, les réglages de la LAD peuvent être faits par l’administrateur de la solution, ou par intelligence artificielle. Article Ephesoft. Et le site Ephesoft.