Entre la Numérisation et la Gestion Électronique des Documents : Comprendre la LAD et la RAD
La Lecture Automatique de Documents (LAD) et la Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) se situent à l’intersection de la numérisation et de la Gestion Électronique des Documents (GED). Ces outils et logiciels ont pour but de réduire la charge de travail associée à l’utilisation des systèmes de GED. Mais que cela signifie-t-il en pratique ?
Définition de la lecture automatique de document (LAD)
La LAD utilise un ensemble de technologies (OCR, RAD, ICR, etc.) pour lire et récupérer divers types d’informations au cours du processus de numérisation. Ces technologies, qui complètent les systèmes de GED (gestion électronique des documents), facilitent l’extraction automatisée ou assistée des données. Les informations collectées peuvent ensuite être utilisées comme métadonnées, améliorant ainsi le processus de recherche au sein du système de GED.
Définition de la reconnaissance automatique des documents (RAD)
La RAD est une application qui utilise des technologies comme l’OCR pour scanner des documents. Cette technologie identifie la nature du document sur la base de critères et de restrictions prédéfinies dans le cadre de la GED. Ces critères peuvent inclure des codes-barres, des logos ou la disposition des éléments dans le document. Cette approche facilite un classement plus précis des données.
GED Gestion électronique des documents
La GED organise le stockage et la distribution de vos documents, centralisés en un seul emplacement pour optimiser la collaboration. Elle est particulièrement adaptée aux documents en cours de modification. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article sur les fonctions et avantages de la GED.
Avantages de la RAD et de la LAD dans le Processus de Dématérialisation
L’utilisation de la RAD et de la LAD peut aider les entreprises à surmonter divers défis, tels que l’inefficacité du transfert de l’information ou les retards dans les paiements et la livraison. Par exemple, si une organisation traite 500 documents par jour, l’utilisation de ces technologies peut considérablement réduire le temps et les erreurs associées à la saisie manuelle de données, tout en libérant les employés pour des tâches plus stratégiques.
L’entreprise peut disposer de l’information requise, mais elle ne parvient pas à la transmettre à la personne qui en a besoin, ce qui peut entraîner une perte d’opportunités. Cela pourrait entraîner une mauvaise perception des biens et services qu’elle offre ; un retard dans le paiement ou le respect des engagements.
Prenons l’exemple d’une organisation qui traite 500 docs/jour (factures, bons de livraison, commandes, etc.) et d’un utilisateur qui saisit les détails de ces documents dans le système à raison de 30 sec/document.
Cela signifie que l’utilisateur passera 15 min/jour, soit environ 250 minutes : plus de 4 heures seront consacrées à cette tâche. Au cours de l’année, il aura accompli l’équivalent de 960 heures et 20 jours de travail (4 h/mois) au cours desquels il y a de fortes chances que des erreurs soient commises pendant le processus d’insertion.
Le plus important est que le travail répétitif peut avoir deux conséquences négatives : une dépense répétée résultant de ce processus, et une érosion du capital intellectuel de l’entreprise.
Les secteurs privé et public utilisent ces technologies pour gagner du temps et de l’argent, notamment en réduisant les heures, voire les mois, de saisie manuelle des données. Le retour sur investissement et l’augmentation de la productivité des entreprises sur le long terme sont particulièrement impressionnants avec ces technologies, qui permettent de libérer le temps des employés pour qu’ils se consacrent à des tâches de plus grande valeur. Songez, par exemple, au temps et au personnel nécessaires pour indexer manuellement toutes les collections numériques alimentées par Gallica, les bibliothèques numériques de la Bibliothèque nationale de France ?
Les éditeurs sont confiants quant à l’état du marché mondial de la lecture automatique de documents. C’est par exemple l’avis de Gregory Laborderie, directeur commercial d’Abbyy : “Ce marché est en pleine croissance, et le marché des produits OCR pour la bureautique est assez soutenu, explique-t-il, même si les projets de grande envergure se font un peu plus rares. En réalité, l’adoption d’une vision et d’un plan global pour le traitement des documents est une chose peu commune au sein des organisations. Cependant, des opportunités existent dans les entreprises de taille moyenne qui sont plus susceptibles de gérer des exigences commerciales et, par conséquent, des projets plus complexes.
Liste de quelques bénéfices du système RAD/LAD
· Facilitation du transfert de documents au sein de l’entreprise.
· Réduction des erreurs et des risques associés aux documents.
· Amélioration de la recherche et de la localisation des documents.
· Automatisation des tâches laborieuses, libérant ainsi le personnel pour des tâches plus productives.
· Réduction des coûts opérationnels.
Comment les systèmes RAD, LAD et GED interagissent-ils ?
Le système RAD/LAD, ainsi que la GED sont deux solutions qui se complètent, qui peuvent être utilisées de manière isolée mais qui peuvent aussi fonctionner ensemble. Cette combinaison peut vous permettre de mettre en œuvre un programme complet de dématérialisation.
Une fois la capture terminée, la la Lecture Automatique de Documents permet de transférer immédiatement l’information dans la GED afin d’en assurer le stockage et la diffusion. Dans le cadre de la gestion électronique des documents, une solution de la Lecture Automatique de Documents permet un traitement extrêmement rapide des formulaires. Les formulaires, qu’ils soient conçus ou non, peuvent être classés facilement. La lecture automatique de documents fournit à la GED les documents avec leurs propriétés métier qui leurs sont associées. Ce qui permet d’automatiser le travail d’indexation. Les données recueillies par la GED peuvent également être partagées avec d’autres programmes, par exemple un logiciel de comptabilité pour gérer les factures.
Il en va de même pour la RAD. La RAD qui vous permet de différencier les différents types de documents les uns des autres est basée sur une variété de critères définis dans le système de gestion électronique des documents. Ces critères peuvent être basés sur des codes-barres, les logos ou le texte présents dans le document. Cette technologie permet une classification efficace des documents.
La RAD et la LAD peuvent fonctionner de manière autonome ou en synergie avec la GED pour créer un programme complet de dématérialisation. Une fois la capture des données terminée, celles-ci sont immédiatement transférées dans le système de GED pour stockage et diffusion. Par exemple, les formulaires, qu’ils soient préconçus ou non, peuvent être rapidement traités et classés.
L’exemple d’Ephesoft : L’Intelligence Artificielle au Service de la RAD et de la LAD
Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre article sur Ephesoft, un logiciel qui permet de faire de la RAD/LAD. Avec Ephesoft, les réglages de la LAD peuvent être faits par l’administrateur de la solution, ou par intelligence artificielle.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article sur les fonctions et avantages de la GED.