Si vous êtes novice en matière de documents et de leur gestion, les solutions de GED open source vous permettent de tester simplement les produits. Vous pourrez ainsi anticiper le retour sur investissement à en attendre. Voici comment fonctionne la gestion électronique de documents à l’aide de logiciels open source.
Les logiciels open source permettent aux organisations de customiser leur propre système de gestion électronique de documents en fonction de leurs besoins spécifiques.
Les systèmes à code source ouvert vous permettent d’expérimenter les logiciels avant d’investir dans une souscription de la version enterprise. Ou bien de faire appel à des experts pour adapter la version Open Source à un environnement de production.
Cet article s’adresse aux dirigeants d’entreprise et aux personnel IT qui recherchent un système de gestion électronique de documents personnalisable.
Si votre entreprise consacre beaucoup de temps et d’énergie à la gestion documentaire, vous pourriez trouver avantageux un logiciel de GED open source. Ce programme vous permet de gérer et d’automatiser rapidement vos exigences.
Qu’est-ce qu’un logiciel de GED open source ?
Un logiciel de gestion électronique de documents est un système qui vous permet de garder une trace des informations importantes pour votre entreprise. Les documents peuvent être numérisés, puis téléchargés instantanément dans le système de gestion électronique de documents, où ils seront conservés en toute sécurité sous forme numérique.
Pour classer les fichiers, de nombreux systèmes vous offrent la possibilité de saisir des informations descriptives et des propriétés. La plupart des logiciels sont dotés d’une fonction de recherche afin que les membres de votre équipe n’aient pas à perdre de temps à rechercher certains documents.
Le flux de travail est un autre aspect crucial à prendre en compte dans tout système de gestion électronique de documents. Vous et votre équipe devez pouvoir naviguer facilement dans la structure des fichiers et rencontrer un minimum de résistance lors des échanges avec les autres utilisateurs. Une solution de gestion électronique de documents offrant un accès mobile facilitera la vie de votre personnel.
Assurez-vous qu’il existe une méthode pour ajouter et organiser des fichiers dans l’interface utilisateur du logiciel si vous numérisez des fichiers dans le cadre de votre flux de travail. L’interface doit inclure une fonction de recherche par mot-clé et des fonctions de gestion des autorisations.
Il existe d’autres facteurs à prendre en compte lors de l’élaboration d’une solution qui convient le mieux à votre équipe. Vous devez évaluer si de nombreux utilisateurs peuvent travailler sur le même document en même temps. Pour leur permettre de savoir sur quelle version du document ils travaillent et d’avoir la possibilité d’annuler les modifications, vous aurez besoin d’un système de contrôle des versions. Une piste d’audit, par exemple, vous permet de savoir d’où proviennent les modifications d’un fichier et qui y a travaillé.
La GED open source est-elle la solution pour votre entreprise ?
Les logiciels de gestion des fichiers organisationnels open source permettent aux entreprises d’accéder aux documents essentiels, de les contrôler et de les partager. Lorsque vous utilisez un système open-source, votre entreprise est responsable de la personnalisation de la solution pour ses utilisateurs et du déploiement de toutes les améliorations apportées par l’éditeur ou bien par la communauté open-source. L’entreprise peut aussi se faire aider par des experts du produit open source.
Entre les deux, il existe une variété d’autres avantages à choisir une solution logicielle open-source. Les solutions open-source peuvent être utilisées dans une variété d’applications et d’industries. Certaines organisations choisissent les solutions open source comme solution de test pour déterminer si cette technologie répond à leurs besoins avant de souscrire à la version supportée par l’éditeur. Pour d’autres, l’utilisation de logiciels à code source ouvert est l’objectif ultime.
L’univers des logiciels libres a de quoi séduire, selon Reuben Yonatan, PDG de GetVoIP.
« De nombreux produits open-source offrent des fonctionnalités supplémentaires, comme un espace de stockage de niveau entreprise ou des solutions hébergées », explique-t-il. Les systèmes propriétaires peuvent être un frein financier pour les petites entreprises. « Pour de nombreuses organisations, il est judicieux d’essayer d’abord les logiciels libres, puis de les mettre à niveau le moment venu. »
Le logiciel open-source de gestion électronique de documents peut être la solution idéale pour une entreprise qui souhaite construire et personnaliser son propre système. Le programme est souvent libre d’utilisation, de modification ou de distribution sous une licence open-source. Les logiciels à code source ouvert bénéficient d’un apport et d’une amélioration continus grâce à la participation d’une communauté dynamique.
Avantages des logiciels de GED open source
Les logiciels de gestion électronique de documents à code source ouvert présentent plusieurs avantages, notamment :
Une plus grande flexibilité
La caractéristique la plus marquante des logiciels open source est leur flexibilité. Les programmes à code source ouvert reposent sur l’idée qu’ils peuvent être utilisés et améliorés pour répondre aux besoins des utilisateurs. Une entreprise qui a confiance dans le développement de ses propres réponses peut découvrir que le logiciel libre est la meilleure méthode, car il peut être utilisé et modifié pour répondre aux besoins des utilisateurs.
« L’open-source signifie que tout le monde peut améliorer le succès de la génération précédente », a déclaré Yonatan. En fin de compte, cette compréhension partagée et cet effort de collaboration peuvent aboutir à un logiciel amélioré pour tous ceux qui l’utilisent.
Automatisation des flux de travail
De nombreux processus manuels peuvent être remplacés par de simples règles d’automatisation lorsque vous utilisez un logiciel de gestion électronique de documents. Les systèmes de GED peuvent, par exemple, traiter des données, organiser des documents et soumettre des demandes de signature électronique sans qu’aucune autre interaction humaine ne soit nécessaire.
Moins de besoin de stockage physique
Le stockage et la gestion des documents papier peuvent prendre beaucoup de place, de temps et d’efforts. Vous pouvez réduire considérablement l’espace et l’argent nécessaires au stockage des papiers dans votre structure de bureau en utilisant un logiciel de gestion électronique de documents – open-source ou autre.
Meilleure sécurité et reprise après sinistre
Les systèmes de gestion électronique de documents vous permettent de stocker des copies physiques de tous les documents sensibles, mais ils peuvent également améliorer la confidentialité des données. Avec un tel logiciel de gestion électronique de documents, vous pouvez restreindre l’accès aux informations confidentielles et garder la trace de ceux qui ont accédé à certaines données à un moment donné. En outre, avec la gestion électronique de documents numériques, vous pouvez indexer, archiver et récupérer tous vos documents en cas de catastrophe, ce qui n’est pas possible avec des copies physiques.
Inconvénients potentiels des solutions open-source
Pour ces raisons, une solution de gestion électronique de documents à code source ouvert peut ne pas convenir à toutes les organisations.
Un logiciel propriétaire peut être une solution plus rapide et moins chère.
Demandez-vous si certaines fonctionnalités ne sont pas plus rapidement accessibles (avec moins de difficultés) par le biais d’une solution tierce. Tenez également compte du coût et du temps nécessaires pour développer un logiciel en interne, ainsi que de l’apparence de la technique de stockage.
Une solution de gestion électronique de documents peut être hébergée sur place ou dans le nuage. Avec une solution sur site (on premise), vous avez un contrôle total et n’avez pas à vous soucier de l’accès ou du temps de fonctionnement puisque le stockage du serveur se fait souvent sur le lieu de travail.
Si vous optez pour une solution sur site, vous devez déterminer comment les frais de maintenance s’intègrent dans votre budget, c’est pourquoi de nombreuses organisations utilisent des systèmes basés sur le cloud. Votre service informatique ne sera pas chargé de conserver vos documents sur place ; le stockage sera assuré par le cloud. Évidemment, si le fournisseur du logiciel tombe en panne pour une raison quelconque, vous perdrez l’accès à vos fichiers pendant un certain temps. De tels événements sont rares, et il est même possible d’élaborer une solution hybride qui combine le stockage sur site et dans le nuage.
Les logiciels libres comportent toujours des risques de sécurité.
Selon l’ancien vice-président du développement commercial d’OfficeScope, Jon Lincoln, le principal risque lié à l’utilisation d’un système à code source ouvert est la sécurité. La sécurité est essentielle, et les logiciels open-source peuvent manquer de fonctionnalités importantes.
« La sécurité étant une préoccupation majeure pour de nombreux secteurs, les organisations doivent garder à l’esprit que la plupart des systèmes de gestion électronique de documents open-source ne cryptent pas les documents », a déclaré Lincoln. « Si la conformité est une préoccupation majeure pour votre organisation ou votre secteur d’activité, l’utilisation d’un système de gestion électronique de documents open-source ne sera pas le bon choix, car il ne fournit pas les fonctionnalités que vous pourriez avoir besoin d’exploiter pour prouver la conformité. » Cela est à relativiser selon que la plateforme soit accessible sur internet ou non. A noter que l’éditeur Alfresco propose en option un module de chiffrement des données avec les versions entreprise.
Certaines certifications peuvent être plus difficiles à obtenir?
L’application des normes de certification ISO est une autre considération importante. L’Organisation internationale de normalisation maintient un standard mondial pour les pratiques et procédures des entreprises en publiant des normes. La documentation, par exemple, est un élément essentiel de la norme ISO 9001.
La certification peut être requise ou non pour votre entreprise, mais compte tenu du temps et de l’argent nécessaires à l’acquisition d’un tel titre, vous voudrez disposer de normes et de processus spécifiques pour concevoir l’interface utilisateur, les capacités de partage et la sécurité d’un système de gestion électronique de documents.
Un système de GED source ouverte peut aider une entreprise à garder les données critiques accessibles et organisées pour tout le personnel. Ce style de gestion électronique de documents vous offre une grande liberté, mais l’ouverture nécessite une planification et une anticipation de la manière dont vous utiliserez les capacités offertes par les solutions disponibles.
Pour aller plus loin, consultez notre présentation d’Alfresco Share l’interface du logiciel GED open source Alfresco.