Ephesoft

La dématérialisation avec Ephesoft

 Dans la transition des entreprises vers le numérique et la gestion électronique des documents, certains acteurs ont su se rendre pour le moins incontournables. Les concepts suscités peuvent sembler lourds pour les gérants de sociétés à l’ancienne, dans la mesure où ils envisagent le passage du modèle manuel de gestion à celui digital, comme une tâche fastidieuse surtout en ce qui concerne la dématérialisation des documents. Ce sont là des préoccupations bien obsolètes et vides de sens avec la solution qu’apporte la plateforme Ephesoft. Cette dernière permet ainsi de capturer vos documents papiers saisis ou manuscrits afin de pouvoir les stocker, les modifier et les partager en toute sécurité

  Une problématique de dématérialisation bien réelle

Les services publics et privés remplis de toutes sortes d’ordinateurs et/ou de serveurs peuvent nous faire croire que la gestion des documents manuscrits ou dactylographiés ne représente qu’un problème mineur. Loin de là, mal gérés, ils peuvent aisément conduire à un chaos très préjudiciable au fonctionnement et à l’efficacité des entreprises. Plusieurs études ont d’ailleurs montré que nombreuses sont les entreprises qui utilisent encore des formulaires et documents contenant des données manuscrites dans le cadre de leurs processus métiers fondamentaux. Cette situation concerne également certaines entreprises utilisant des systèmes de gestion de contenu d’entreprise ou de gestion électronique de documents.

Dématérialisation Ephesoft

          Une technologie de capture des plus innovantes

Ephesoft se démarque par sa fonctionnalité de machine learning. La plateforme grâce à des exemples et modèles préalablement fournis par les utilisateurs, peut reconnaitre les types de documents en présence et même les champs à extraire sur ces derniers en fonction de l’utilisation recherchée. La plateforme Ephesoft permet en plus de sauvegarder des données manuscrites telles que des signatures, des cases à cocher voire des entêtes de formulaires à travers l’outil Ephesoft Smart Capture. Ces éléments peuvent ensuite être exportés vers des applications métiers, des bases de données et des plateformes de gestion du contenu d’entreprise (cas d’Alfresco). Cette aptitude est due à la reconnaissance de caractères manuscrits (l’ICR ou Intelligent Character Recognition) et à la reconnaissance optique de marques (ou OMR pour Optical Mark recognition). L’OMR permet d’extraire les données d’éléments de formulaire comme les cases à cocher et les bulles de choix multiples. Ce module de reconnaissance, plus connu sous le nom d’Ephesoft Transact, a été conçu pour identifier de nombreux types de documents et leur donner du sens, indépendamment de leurs tailles, de l’utilisation de symboles, de la langue et de la mise en forme.

 

La capture des documents est facilitée entre autres par des modules tels qu’Ephesoft Mobile. Ici, la technologie mise en œuvre permet de repérer les contours et bordures des documents à enregistrer afin de ne retenir que l’essentiel. Couplé à cette technologie, on retrouve également des filtres pour améliorer la qualité des images. 

Ephesoft dématérialisation mobile

 Une plateforme sure et pratique

Les données ainsi que les transactions qu’elles subissent sont protégées à l’aide de protocoles HTTPS. Le cryptage élevé sécurise toutes les données capturées. De plus, dans le contexte de la crise sanitaire qui sévit, le télétravail et d’autres corollaires de cette dernière imposent de continuer à travailler pour éviter de se faire devancer par la concurrence. Ceci impose de pouvoir partager des documents dactylographiés ou des formulaires manuscrits au sein des institutions pour garder le flux d’informations constant. Grâce à Ephesoft, cela est désormais possible. La nouvelle version 2020.1.02 dispose en outre de l’appui d’un serveur AWS (Amazon Web Services) pour stocker un volume assez important de données. En plus de contenir une technologie permettant d’extraire les empreintes digitales et les cases à cocher, la nouvelle version permet de traiter plus de 1000 types de pièces d’identités mondiales (cartes d’identités, passeports, dossiers médicaux, et autres). Ephesoft dispose en plus d’un partenariat avec la solution de gestion électronique des documents Alfresco. Après la dématérialisation de ces documents et leur enregistrement sur la plateforme, il est possible de les intégrer à Alfresco pour une gestion optimale de ces derniers.

La plateforme est open source et 100% web lui assurant un déploiement rapide. En outre, il n’existe aucune limite en ce qui concerne le nombre d’utilisateurs ou de documents traités. Comme autre avantage, Ephesoft reconnaît tous les types de documents même ceux qui présentent une nouvelle configuration, en extrait les données utiles, et va même jusqu’à les valider tout en restant en accord avec un ou des workflows bien définis.

     Un gain de temps et d’argent

Comme exposé plus haut, Ephesoft peut enregistrer des documents et en examiner les champs déterminants suivant un workflow prédéfini. Ainsi, pour des documents dont l’authentification prendrait plusieurs heures et ralentirait considérablement le temps de traitement (demandes de prêts par exemple), la plateforme permet d’économiser pas mal de temps et d’argent en examinant et en validant si nécessaire les documents concernés. Cela s’applique aussi à des tâches telles que la vérification des documents fournis par des demandeurs d’emplois dans une entreprise. Chaque entreprise adapterait alors l’automatisation des vérifications des documents concernés par la plateforme à ses spécificités.   

Ephesoft gain de productivité

         La flexibilité et la simplicité au rendez-vous

 

Les champs exploités par la plateforme en fonction du workflow de l’utilisateur sont complètement personnalisables. L’utilisateur définit ainsi des règles d’extraction des données utiles et ce sans coûts supplémentaires. 

Consulter le site de l’éditeur : www.ephesoft.com

Vous avez un projet de dématérialisation ?  Vous souhaitez un POC avec la solution Ephesoft? Nous pouvons vous accompagner dans la mise en place d’un projet Ephesoft et son intégration avec Alfresco.