Une GED payante propose généralement les mises à jour et le support de l’éditeur. Il est possible d’avoir demain avec une GED gratuite en se rapprochant d’un intégrateur comme Rainbow intégration qui propose un hébergement tout comprenant ou bien un MCO (maintien en condition opérationnelle de votre solution de GED)

Une GED gratuite et open-source comme en plein air peut convenir pour une grande organisation. Moyennant cependant, généralement quelques personnalisations et parfois des intégrations avec d’autres systèmes de l’entreprise. Une attention particulière sera portée à la sécurité, à l’infrastructure et à la sauvegarde des données.

Pour une entreprise de moins de 50 collaborateurs à la recherche d’une solution GED gratuite, le choix optimal dépend des besoins spécifiques. Voici quelques options populaires à considérer :

1. Alfresco Community Edition : Riche en fonctionnalités et extensible, idéal pour les entreprises ayant des ressources techniques. Cependant, sa complexité de configuration peut être un défi.
2. OpenDocMan : Simple d’utilisation avec contrôle des versions, adapté aux petites structures. Ses fonctionnalités sont toutefois limitées par rapport aux versions payantes.
3. Nuxeo Platform (Communautaire) : Flexible et personnalisable, avec un puissant moteur de recherche. Nécessité néanmoins des compétences techniques pour une utilisation optimale.
4. LogicalDOC Community Edition : Offre des intégrations intéressantes (WordPress, Dropbox), mais son interface peut être moins intuitive pour certains utilisateurs.
5. Mayan EDMS : Appréciée pour sa simplicité et sa facilité de déploiement, mais limitée pour les environnements complexes.

Il est important de noter que les versions gratuites, bien qu’elles suffisent souvent pour débuter, peuvent présenter des limitations en termes de fonctionnalités avancées, de support technique et de sécurité .  Avec la croissance de l’entreprise et l’évolution des besoins, une transition vers une solution payante pourrait devenir nécessaire pour bénéficier de fonctionnalités plus avancées et d’un meilleur support .

– Absence de coût initial : Particulièrement adapté aux petites entreprises et aux startups disposant d’un budget restreint.
– Essai sans engagement financier : Offre la possibilité de découvrir et de tester la GED sans investissement préalable.
– Fonctionnalités essentielles : Fournit les outils de base nécessaires à la gestion et au partage de documents simples.
– Logiciel open-source : Souvent personnalisable, permettant aux développeurs de l’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise.
– Accessibilité : Donne aux petites structures l’opportunité de profiter des bénéfices d’une gestion documentaire numérique.
– Souplesse d’utilisation : Permet de tester plusieurs solutions avant de s’engager financièrement dans une version payante.
– Communauté d’entraide : Pour les solutions open-source, une communauté d’utilisateurs offre du support et des ressources pratiques.
– Apprentissage sans risque financier : Aide les équipes à se familiariser avec les principes de la GED sans frais.
– Potentiel d’évolution : Certaines solutions gratuites proposent des versions avancées payantes, facilitant une montée en gamme progressive.
– Intégration facile : Faciles à insérer dans les processus en place, ces solutions sont idéales pour une première expérience de la GED.

Il est cependant important de noter que les solutions gratuites ont leurs limites. Pour des besoins plus poussés ou de grande envergure, une solution professionnelle, comme Alfresco , déployée par Rainbow Integration, pourrait être plus adaptée.