A quoi sert la GED

A quoi sert la GED ? Qu’est-ce qu’une Gestion électronique des documents (GED) ? La gestion des documents est un moyen de capturer tous les documents de votre organisation, de les convertir au format numérique si nécessaire, et de les stocker de manière bien organisée, en les indexant et en les marquant correctement afin de les rendre facilement récupérables.

ged shema

Un système de gestion électronique des documents (SGED) permet de stocker, d’organiser, de rechercher, de partager et de distribuer plus efficacement de nombreux types de documents dans toute votre organisation.

 

Une GED peut être intégré de manière transparente dans les processus de travail courants. Les utilisateurs ont ainsi accès à des outils et à des processus automatisés qui rendent la création et la conversion de documents moins fastidieuses et plus fiables. Un système de gestion de contenu (GED) permet également d’accélérer et de simplifier la collaboration au sein de ces documents, de stocker et d’accéder aux fichiers, ainsi que de sécuriser et de vérifier ces documents.

La GED a été initialement une solution de stockage/gestion de fichiers physiques et a depuis évolué vers des systèmes de gestion de fichiers plus intelligents. On appelle aujourd’hui ces systèmes ECM (Enterprise content management)

Quels sont les avantages d’utiliser un système de gestion de documents ?

 

Un système de gestion des documents automatise les processus de gestion des documents de l’entreprise, ce qui vous permet, à vous et à vos employés, de gagner en productivité. En fonction de votre volumétrie documentaire, cela peut être une économie importante.

 

Il est plus facile d’extraire des documents organisés et étiquetés de façon appropriée, ce qui permet de gagner du temps et de réduire la frustration de vos employés et de vos clients.

 

Les processus automatisés peuvent également capturer des métadonnées, aider à valider et vérifier vos documents et les classer, améliorant ainsi les flux de travail des employés et les capacités de collaboration.

 

Les fonctionnalités de sécurité intégrées peuvent vous aider à définir des règles d’accès et d’autorisation et à voir quand les documents ont été affichés, partagés et modifiés.

 

Le stockage de documents papier (et de copies) peut occuper beaucoup d’espace de stockage, tant dans votre organisation que dans des espaces de stockage externes. Une fois vos documents numérisés, ils sont stockés sur les serveurs de GED, ce qui est plus économique que le stockage physique.

 

Les fichiers stockés dans un système de gestion de documents sont généralement plus sécurisés que les documents stockés dans un emplacement physique. Il est par exemple possible de sauvegarder le serveur de GED sur plusieurs sites. 

Les fichiers dans la GED sont également potentiellement plus sûrs contre le vol de données. Grâce à une gestion fine de la confidentialité.

GED sécurité

Le partage d’un fichier numérique est nettement plus facile qu’un fichier physique. De nombreux systèmes de gestion de documents vous permettront de partager directement le document à partir du système. Le destinataire reçoit généralement une notification par e-mail indiquant qu’un contenu lui est partagé.

 

L’ouverture d’un e-mail est beaucoup plus rapide que l’impression d’un document et sa remise au destinataire.

Le travail à distance occupe désormais une place prépondérante dans la culture moderne des   organisations et l’accès à distance aux contenus est un élément clé du travail d’équipe et de la collaboration.

 

De nombreux systèmes de gestion de documents sont accessibles depuis internet avec un login et une connexion Internet pour fonctionner ; vous donnant accès aux fichiers dont vous avez besoin à distance.

La GED a beaucoup évolué depuis sa première apparition dans les organisations . L’un des plus grands moteurs du développement de ces systèmes est l’utilisation croissante dans les médias riches (comme les images et les vidéos). Les contenus multimédia pourront être lus directement sur la GED.

 

Comment puis-je obtenir une démonstration d’un système de gestion de documents ?

En fonction de vos besoins, un système de gestion des contenus numériques peut mieux convenir à votre cas d’utilisation. Réservez une démo aujourd’hui en cliquant ici.

 

Combien coûte un système de gestion de documents ?

Le coût d’un système de gestion de documents/système de gestion des contenus numériques dépend d’un certain nombre de facteurs, tels que le nombre de documents à stocker et le nombre d’utilisateurs requis. Pour obtenir un devis sans engagement, cliquez ici.

 

Pour tester gratuitement un système de gestion de ressources numériques, inscrivez-vous à un essai sans engagement.La GED

5 Exemple d'application de la GED

Il existe plusieurs types de systèmes de gestion des documents, il est donc important d’examiner les caractéristiques de chacun pour déterminer celui qui répond le mieux aux besoins de votre organisation.

 

Plateformes de gestion de documents projets

Lors de la planification et de la gestion de projets, les responsables de projets et les employés peuvent accéder à un référentiel central contenant les documents pertinents. Grâce à ce logiciel, les équipes de projet peuvent stocker des fichiers et les partager entre elles dans des formats accessibles en lecture seule ou modifiables.

 

Base documentaire : la GED à dispositions des autres logiciels de l’entreprise

La GED pourra être exploité par les autres logiciels de l’entreprise comme le CRM, l’intranet… Ces systèmes l’utiliseront comme espace de stockage documentaire unique en toute sécurité.

 

La GED :outils de collaboration

Les outils de collaboration offrent aux membres de votre organisation travaillant ensemble sur des documents spécifiques un accès instantané, une vue claire de qui travaille sur chaque section ou composant, des structures d’approbation clairement définies et des notifications lorsque des modifications ou des mises à jour sont nécessaires ou complètes.

 

Outils de gestion des connaissances (Knowledge Management)

La gestion des connaissances désigne la façon dont une organisation catalogue, met à jour et utilise les connaissances collectives de ses employés, passées et présentes. Il s’agit également de l’analyse de ces connaissances. Par conséquent, les documents peuvent être récupérés plus facilement, ce qui permet d’optimiser les flux de travail. En outre, un système de gestion des connaissances bien entretenu peut aider les entreprises à se conformer aux lois réglementaires en constante évolution. 

 

Outils de partage de documents via le Web

La partage de documents via le Web permet à votre entreprise d’organiser des documents numériques en dossiers et sous-dossiers grâce à une navigation et des contrôles Web pour le partage, la recherche et l’extraction de documents. Les outils de gestion de documents sur le Web permettent à vos employés travaillant à partir de divers endroits de créer, de collaborer, de partager et de rechercher des documents de manière efficace et sécurisée.

 

Exemples de fonctionnalités de gestion de documents

processus GED

Organisation intelligente

Pour améliorer les flux de travail, gagner du temps et améliorer l’efficacité de votre organisation, vous souhaitez que les personnes appropriées puissent trouver rapidement les documents recherchés. Un système bien organisé d’organisation des documents qui utilise une catégorisation, un système de tags, rendra vos recherches plus rapides et plus intuitives.

Visibilité et navigation ergonomique

Votre système de gestion des documents doit être convivial. Une interface attrayante avec des fonctionnalités de recherche clairement visibles et d’autres outils vous permettra de réduire votre frustration et d’être plus accepté et utilisé par vos équipes.

Fonction de recherche forte

Moins de temps consacré à la recherche des documents dont ils ont besoin, vos employés auront plus de temps pour collaborer, innover et faire avancer votre organisation. Les colloborateurs auront la possibilité de rechercher simplement tous les documents de votre entreprise présents sur la GED. Cela signifie moins de frustration et plus de productivité pour vos équipes.

Contrôle de version sur la GED

Un système de gestion des documents qui préserve toutes les versions (et les modifications et mises à jour associées) de vos fichiers est important pour identifier facilement les erreurs ou les divergences entre les contributeurs, suivre l’avancement et les modifications des documents, éviter la duplication du contenu et parfois éviter les réécritures complètes en cas de problème.

Accès, autorisations et confidentialité, un avantage de la GED

Tous les membres de votre organisation n’ont pas besoin de modifier ou de contribuer sur chaque document. Certains documents importants doivent être en lecture seule ou modifiables uniquement par des gestionnaires spécifiques, tandis que d’autres doivent être modifiables par des équipes dédiées. La possibilité de définir des autorisations spécifiques donnera aux bonnes personnes accès aux bons documents.

Diverses fonctionnalités de format de fichier

Les documents d’entreprise peuvent être dans une grande variété de formats de fichiers, des fichiers PDF et de traitement de texte aux images numérisées, en passant par les courriels, les rapports financiers et les feuilles de calcul ou bien de fichiers multimédias. Vous avez besoin d’un système de gestion des documents qui peut tous les prendre en charge.

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