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Nous vivons aujourd’hui dans un monde axé sur les données, où les organisations prennent des décisions importantes sur la base de leurs données. La quantité de données que nous traitons continue de croître à un rythme exponentiel.

Dans cet article, nous allons examiner les nombreux types de gestion des connaissances, ainsi que les méthodes et stratégies que vous pouvez utiliser pour créer une entreprise centrée sur les connaissances.

 Qu’est-ce que la gestion des connaissances ?

La gestion des connaissances est le processus de collecte, de distribution et d’utilisation efficace des connaissances. Elle peut être décrite comme la méthode de reconnaissance, de classification, d’archivage et de diffusion des informations critiques qui sont importantes pour une entreprise.

En d’autres termes, la gestion des connaissances consiste à mettre les informations appropriées à la disposition de la personne concernée au bon moment. L’objectif premier de la gestion des connaissances est d’accroître l’efficacité d’une organisation en réduisant le temps de chasse à l’information.

Quels sont les types de gestion des connaissances ?

Il est essentiel de comprendre quelles sont les différentes sortes de connaissances et comment elles peuvent être gérées dans une organisation lorsqu’on examine la gestion des connaissances. Cette classification est basée sur la manière dont les connaissances sont enregistrées et organisées.

Connaissance tacite : Il s’agit d’informations qui ne peuvent être saisies de manière formelle. Elle se développe principalement par l’expérience et est difficile à emballer ou à communiquer aux autres. Par exemple, les capacités de leadership sont un exemple de connaissances tacites. La pensée critique et la compréhension du langage corporel sont d’autres formes de connaissances tacites.

Connaissances explicites : Il s’agit d’informations simples, facilement acquises, qui peuvent être codifiées, enregistrées et largement diffusées. Les exemples de connaissances explicites comprennent les manuels, les instructions et les rapports qui peuvent être rapidement partagés avec les équipes.

Quelle est la différence entre la gestion des connaissances et la gestion de l’information ?

La gestion des connaissances et la gestion de l’information ne sont pas synonymes, malgré leur apparente ressemblance. Les connaissances sont des données qui ont été analysées et transformées en quelque chose d’utile. Alors que l’information se concentre sur les procédures, les connaissances tournent autour des personnes.

L’importance d’un système gestion des connaissances

La gestion des connaissances améliore l’efficacité de la prise de décision d’une organisation. Cela permet d’accroître le développement d’une entreprise sur un marché concurrentiel. La découverte de connaissances se produit lorsque les données sont analysées. Ces connaissances sont essentielles à la réalisation de diverses activités. L’inventivité dans l’entreprise est le résultat d’une bonne gestion des connaissances.

Vous pouvez développer un personnel plus informé en partageant les connaissances collectives de votre entreprise avec tous les employés. De cette manière, vous pouvez créer une main-d’œuvre plus intelligente, capable de prendre des décisions rapides et efficaces. Les innovations développées de cette manière profiteront à votre organisation sur le long terme et vous aideront à prendre de l’avance sur le marché.

Quels sont les avantages d’un système de gestion des connaissances ?

Les avantages tangibles suivants peuvent être réalisés par toute organisation qui utilise la gestion des connaissances :

Qualité supérieure des données et des informations : La gestion des connaissances se concentre sur l’extraction d’informations utiles à partir des données et contribue ainsi à briser les silos d’information de l’organisation. Cela permet de stocker et d’utiliser des connaissances plus précises.

Efficacité de l’intégration et de la formation : Vous pouvez former rapidement les nouveaux employés lorsque vous disposez de données et d’informations de qualité. Il est également plus facile de partager les meilleures pratiques et les règles avec les nouveaux travailleurs.

Réduction des répétitions et des erreurs : Les informations sont plus facilement accessibles, ce qui améliore la prise de décision. Cela permet d’éliminer les erreurs de parcours et d’éviter les répétitions. Une intégration et une formation efficaces réduisent les erreurs ainsi que la courbe d’apprentissage d’une organisation.

Collaboration et productivité améliorées : Lorsque les erreurs sont réduites, l’attention se concentre sur l’amélioration et le rendement. La gestion des connaissances favorise également la transparence des processus et la coopération entre les employés en vue d’atteindre des objectifs communs au sein d’une entreprise.

Alignement et prise de décision optimisés : Une fois que vous aurez réalisé tout ce qui précède, vous disposerez d’une culture alignée sur les objectifs et capable de prendre des décisions commerciales plus significatives. Ces choix fondés sur des données vous aideront à atteindre rapidement les objectifs de votre entreprise.

Systèmes de gestion des connaissances

Un système de gestion des connaissances est un logiciel qui permet aux personnes de créer, sauvegarder, récupérer et échanger des informations essentielles quand elles le souhaitent. Cela encourage la coopération et la coordination entre les employés. Les systèmes de gestion des connaissances sont disponibles aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur d’une organisation ; toutefois, ils peuvent également servir de base à vos clients ou consommateurs.

Quels sont les principaux éléments de la gestion des connaissances ?

Un programme de gestion des connaissances peut être construit et soutenu à l’aide de trois éléments de la gestion des connaissances. Ces éléments ont également un rôle important à jouer pour relier et connecter les connaissances tacites à la compréhension explicite. Cela permet de simplifier la récupération des connaissances. Examinons-les un par un.

Les personnes : La gestion des connaissances est le processus de gestion et de partage des connaissances au sein des organisations. De nombreuses parties prenantes sont impliquées dans un plan de gestion des connaissances. Les cadres supérieurs qui parrainent et offrent un aperçu des stratégies de l’entreprise, ainsi que les intervenants multidisciplinaires qui exécutent et soutiennent le partage de l’information, ont besoin des personnes appropriées pour mettre en place un programme de gestion des connaissances. Pour faire en sorte que l’organisation dans son ensemble documente plutôt qu’une seule personne, vous devez établir une culture de la documentation.

Processus : Le processus de flux de connaissances implique la génération, la reconnaissance, la collecte, la sauvegarde, le partage, l’accès et l’utilisation de données précieuses. Avec des procédures efficaces en place, vous pouvez éliminer les goulots d’étranglement et identifier les entrées et sorties d’informations importantes.

La technologie : Le partage des connaissances avec les différentes parties prenantes peut être facilité par une gestion efficace de l’informatique. Vous pouvez accélérer le transfert des connaissances et aider les individus à améliorer leur maîtrise de l’information grâce à une bonne architecture informatique.

Quelles sont les étapes de la gestion des connaissances ?

La création d’un système de gestion des connaissances efficace passe par les quatre étapes suivantes :

Acquérir, capturer et créer – La première étape consiste à recueillir des données ou des informations de plusieurs sources. Pour déterminer quelles informations doivent être incluses ici, vous devez examiner diverses ressources.

Organiser et stocker – Cette étape consiste à établir un système de gestion des connaissances et à commencer à cataloguer et à indexer le contenu. Les données doivent être simples à découvrir et à récupérer, et la manière dont vous les organisez doit faciliter leur récupération.

Analyser et optimiser – Dans cette phase, vous effectuerez une étude plus approfondie et une optimisation des connaissances afin d’en extraire les informations les plus exploitables. Cette étape doit également prendre en compte la manière de communiquer efficacement ce qui a été appris.

Partager et utiliser – Enfin, une fois que vous avez affiné les choses, vous partagez les informations avec le reste de votre personnel et les utilisez pour améliorer les procédures.

Comment améliorer la gestion des connaissances ?

Vous devez d’abord définir le système, puis créer un environnement de coopération autour de celui-ci afin d’améliorer votre processus de gestion des connaissances. Les méthodes suivantes peuvent vous aider à développer un meilleur système de gestion des connaissances.

Définir les objectifs et l’orientation – Identifiez les données ou les informations qui font l’objet d’un suivi et déterminez dans quelle mesure elles sont essentielles. Vous devriez également établir ce que vous espérez obtenir de vos efforts de gestion des connaissances.

Savoir qui est impliqué et quels sont ses rôles – Les employés doivent être conscients de leurs responsabilités et de celles des autres travailleurs dans le processus. Ils doivent savoir ce dont ils sont responsables. Cela aide les employés à jouer leur rôle correctement et efficacement.

Choisissez le bon KMS – Vous devez choisir une technologie et un système qui soient compatibles avec la structure globale de votre entreprise. Il doit être facile à intégrer à vos systèmes existants, ce qui rend les données et les informations facilement accessibles.

Former les parties impliquées – Le système de gestion des connaissances doit être maintenu en permanence. Vous devez également mettre à jour les acteurs existants et garantir que les nouveaux sont correctement inscrits dans la procédure.

Encouragez la communication – Encouragez toutes les personnes concernées à poser des questions, à offrir leurs propres idées et erreurs, et à maintenir la communication ouverte. Discutez des éventuels obstacles futurs et des solutions à y apporter dans le présent.

Accueillir l’innovation – Vous devez éviter d’être trop formel dans votre technique de gestion des connaissances. Vous devez être capable d’accepter et d’adopter de nouvelles idées pour aider l’entreprise à se développer, et vous devez être capable de modifier et d’altérer votre gestion des connaissances selon les besoins.