L’Enterprise Content Management (ECM) est la méthode (stratégies, techniques, méthodes et outils) permettant de gérer le cycle complet des informations d’une organisation, ce qui inclut les documents Word, les feuilles de calcul Excel, les documents PDF et les images numérisées ainsi que des contenus multimédias. L’objectif de l’outil ECM est de diminuer les risques et d’augmenter l’efficacité, la productivité et le service à la clientèle par la suppression des processus papier ou e-mail et l’amélioration de la transparence des processus.

Définition de l’Enterprise Content Management (ECM)

La gestion de contenu d’entreprise est une expression générale qui désigne la stratégie, la technologie et la méthode employées pour recueillir des informations, contrôler la connexion, accéder aux informations, les quantifier et les archiver.

Les avantages d’une solution ECM moderne , telle que celle proposée par Alfresco vont au-delà des solutions de stockage et de récupération par numérisation. La solution Enterprise Content Management idéale est celle qui englobe toutes ses capacités ainsi que ses avantages.

On utilise parfois le terme « gestion de contenu transactionnel », mais il ne s’agit pas d’un aspect de l’ECM. Comme nous l’avons mentionné, l’ECM est un terme générique, et la gestion transactionnelle du contenu, généralement liée aux processus métier qui guident les décisions et les actions, est un autre terme de ce générique.

Considérez une solution Enterprise Content Management de la même manière que la stratégie de votre entreprise en matière de contenu. Gardez à l’esprit que l’ECM s’est transformé en un acronyme qui est davantage lié aux processus métier et aux stratégies de contenu qu’à un système de gestion de contenu au niveau de l’entreprise.

Les produits ECM se sont transformés en services pour le contenu. Les solutions ECM de première génération ne reflètent pas entièrement la manière dont les utilisateurs produisent, utilisent ou interagissent avec les données. Une approche efficace des services de contenu peut vous aider à faire face à ces nouvelles tendances et à briser les silos d’information en fournissant les informations appropriées aux bonnes personnes au moment opportun.

Quelle est la meilleure façon d’utiliser la gestion de contenu d’entreprise pour aider votre entreprise ?

La principale raison d’être de l’outil ECM est sa capacité à réduire le désordre, tout en augmentant la transparence des processus et de l’accès aux données, ce qui permet en fin de compte de réduire le temps et de diminuer considérablement les dépenses. Une solution ECM peut vous aider à :

• Éliminer la paperasserie et rendre les dossiers que vous conservez sur papier beaucoup plus faciles à utiliser et efficaces. Et limiter les échanges récurrents de documents par e-mail qui entraînent le risque de travailler sur un document obsolète.
• Archiver rapidement les informations et y accéder rapidement où que vous soyez, et à tout moment où vous en aurez besoin.
• Créez et organisez les données de votre entreprise de manière à permettre des références croisées afin de fournir un contexte et une transparence inestimables dans les processus.

Quels sont les avantages offerts par une solution Enterprise Content Management ?

Une solution ECM doit permettre aux utilisateurs de créer des solutions sur mesure illimitées qui fonctionnent avec vos applications et systèmes existants afin de fournir des processus d’entreprise améliorés. Les fonctionnalités à rechercher sont classées en neuf catégories principales :

• Capture : C’est le début le plus important de votre voyage pour gérer le contenu. Capturez vos documents, même dans des formats structurés et non structurés. Ensuite, collectez, classez et vérifiez les informations de manière efficace et effective avant de les relier de manière transparente à vos applications professionnelles les plus importantes. Un exemple de logiciel de capture est décrit dans cet article Ephesoft.
• Gestion du contenu : Obtenez une image complète de vos flux de travail ; la gestion automatisée du contenu facilite l’accès aux données dont vous avez besoin, afin que votre équipe puisse faire des choix plus rapides et plus éclairés.
• Processus commerciaux automatisés : rationalisez les processus importants ; automatisez les tâches répétitives et acheminez les documents, traitez les exceptions et améliorez la portée de vos processus grâce à des outils de flux de travail configurables, des règles et des actions intégrées faciles à modifier sans avoir besoin de l’aide de l’informatique.
• Gestion des cas : Vous aurez un accès total au cas complet du début à la fin ; les collaborateurs ont une vue d’ensemble des données dont ils ont besoin pour une gestion efficace des cas et un meilleur service à la clientèle.
• Gestion de la communication pour les clients : Améliorez les communications avec les clients grâce à des intégrations avec la gestion de contenu pour créer un contenu spécifique à chaque individu et répondre à un éventail de besoins de communication, afin de pouvoir répondre aux attentes des clients.
• Collaboration : Partagez le contenu en toute sécurité et collaborez pour créer des documents, collaborer sur le contenu et étendre les processus qui y sont associés aux utilisateurs, en interne ou en externe, dans un environnement sécurisé et sûr.
• Analyses et rapports : Explorez la puissance de l’analyse et réimaginez les rapports et les analyses. Découvrez vos processus et votre contenu en direct grâce à des tableaux de bord interactifs, une piste d’audit et d’autres outils pour chaque action.
• Recherchez le contenu dont vous avez besoin, quel que soit l’endroit où il se trouve : Des outils de requête intelligents vous permettent d’effectuer des recherches sur des sites, des référentiels ainsi que des intranets, des systèmes de messagerie et bien plus encore, le tout à partir d’une seule plateforme.
• Enregistrements et gestion de la conservation : Respectez les exigences de conformité et les normes réglementaires. Mettre en place des flux de travail et des règles automatisés pour gérer les tâches faciles à négliger telles que les approbations, le transfert de stockage ainsi que l’archivage et la suppression.

Différence entre GED et ECM

La ligne qui sépare la GED de l’ECM est parfois mince, et il peut être difficile d’identifier les différences réelles entre les deux termes.

Mais si l’on considère que la GED s’intéresse surtout aux documents de l’entreprise et que la GED est plus axée sur son contenu, il est évident qu’il y a une nette différence. C’est pourquoi le domaine de l’ECM est considéré comme plus étendu que celui de la GED puisqu’il inclut non seulement les documents mais aussi différents types de contenus en raison de la convergence de diverses technologies, telles que la GED, la gestion de contenu Web, la gestion des actifs numériques, l’administration des dossiers, les outils CMS ou le Workflow.

Nous pouvons donc en conclure que la GED sera davantage axée sur le stockage et l’archivage des documents et des pièces de l’entreprise, tandis que l’ECM aura un impact plus global sur l’organisation. Dans cet article, nous décrivons l’utilité de la GED.