Démonstration d’Alfresco Share

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Ci-dessous, une présentation d’Alfresco Share en Français.

 

Testez Alfresco Community 6.2 hébergé sur nos serveurs

Texte de la vidéo de démonstration d’Alfresco Community Share

 

Bonjour à tous je suis Ulrich Julien de la société Rainbow Intégration consultant sur Alfresco depuis 2013 et particulièrement sur la version communautaire et je voulais vous faire cette présentation d’alfresco Share en français parce qu’elles sont assez rares. Donc ici on est sur une version d’alfresco community on est sur une version 5.2 l’interface Share et très similaire sur la version entreprise il y à quelques fonctionnalités d’administration supplémentaires, des choses que l’on peut réaliser sur la version entreprise par l’interface graphique alors qu’il faut les réaliser dans les fichiers de configuration sur la version community mais globalement l’utilisation est très très proche. De même sur les dernières versions les six on a on a une interface alfresco share qui a très très peu évolué puisque l’accent est donnée par Alfresco maintenant sur les interfaces réalisable en ADF.

Alors commençons par se connecter sur sur Alfresco Share. On va rentrer son login et son mot de passe avec une gestion des utilisateurs qui va être donc gérée soit localement sur Alfresco soit Alfresco va être connecté à l’annuaire d’entreprise et récupérer les comptes utilisateurs de cet annuaire ce qui souvent réalisés pour éviter aux utilisateurs d’avoir à gérer à se souvenir de plusieurs mots de passe. Donc je me connecte ici en l’administrateur avec une gestion donc avec une gestion locale pour pour cet exemple. Je rentrais le bon mot de passe ne pas enregistrer alors quand je me connecte j’arrive directement sur mon tableau de bort. Ce tableau de bord on va le décrire simplement. 

On a une barre à des titres en haut. Accueil qui nous permet de revenir sur ce tableau de bord personnel, mes fichiers qui est un espace de stockage de mes propres fichiers local. Les fichiers partagés, à contrario c’est un espace dans lequel l’ensemble des utilisateurs va par défaut pouvoir être contributeurs venir rajouter du contenu sur cet espace de fichiers partagés et tout le monde doit pouvoir les consulter. L’espace des sites où on retrouve les sites collaboratifs. Les sites collaboratifs sur Alfresco ce sont des des sites sur lesquels on va pouvoir venir stocker des documents mais aussi on va pouvoir rajouter quelques outils collaboratifs qui vont permettre à une communauté et de travailler sur un projet et puis aussi de pouvoir ici par ce lien de pouvoir rechercher des sites des sites publics auxquels on aurait besoin d’accéder pour pour consulter ou collaborer un lien pour pour les tâches on va pouvoir retrouver des tâches qui nous sont affectés pour les réaliser ou déclencher des workflow pour donner une révision par exemple de documents à notre utilisateur. 

Un annuaire des utilisateurs l’entrepôt l’entrepôt donc c’est la racine documentaire d’ Alfresco sur lequel on va pouvoir venir créer des dossiers par exemple pour stocker des documents qui ne sont pas amenés à être des documents sur lesquels on va collaborer alors pas besoin dans ce cas là d’utiliser des sites. on va venir les stocker directement à la racine de l’entrepôt et puis cet espace d’outils d’administration qui est accessible uniquement aux administrateurs et bien techniques comme je suis ou à des administrateur fonctionnel sur alfresco de ses administrateur fonctionnel qui auront aussi accès à l’ensemble des fonctionnalités pour pouvoir voir tous les contenus et les outils de d’administration et mon accès à mon profil et puis la possibilité de pouvoir modifier sa page d’accueil aussi qui nous a donné par cet espace changer le mot de passe et puis très intéressant un champ de recherche rapide un champ de recherche rapide qui va vous donner accès à une recherche et bien de personnes, de sites et de documents avec un live search nous retient qui nous retournent directement les résultats les plus pertinents ou un champ de recherche avancée qui va nous permettre et bien de spécifier de spécifier dans quel champs est stocker le mot clé sur lequel on va rechercher vous pouvez avoir une recherche plus fine. De nouveau dans le nom on va rechercher tous les documents dont le nombre contient nouveau le nom étant une propriété des documents pas donc avoir une un écran de résultats sur lesquels Alfresco va vous présenter et bien tous les documents qui seront classés par pertinence sur ce critère de recherche donc là il est un petit peu long, il ne faut pas s’inquiéter c’est un Alfresco installé en local sera toujours plus long que sur un serveur bien configuré. Et bien il retourne huit résultats avec des documents qui contiennent nouveau dans leur nom. Alors ils auraient pu nous retient nous retourner aussi des documents qui auraient contenu nouveau dans leurs textes dans le cadre d’une recherche par champ rapide assez une des fonctionnalité très intéressante d’Alfresco, l’indexation de l’ensemble du texte des documents et sur ce résultat de recherche on a la possibilité de filtrer un certain nombre de filtres qui nous permettent quand on a un millier de résultats il vient de de cibler plus facilement les résultats qui nous intéressent alors on va revenir sur sur notre tableau de bord, 

Pour pouvoir revoir donc ces sous fenêtres qui sont appelés des Dashlets par Alfresco. Et on va pouvoir très simplement configurer changer et la disposition, en ajouter on a un certain nombre qui sont disponibles on peut rajouter d’autres aussi, en créer. Et donc personnaliser et bien son tableau de bord pour avoir accès directement aux informations qui sont les plus pertinentes

De même sur les sites on aura un tableau de bord des sites qui sera géré par les managers du site pour l’ensemble des utilisateurs du site ou pour lesquels on va pouvoir venir apporter la meilleure expérience de tableaux de bord en fonction des besoins de la communauté représentée par le site. Sur le site, on peut rajouter une page du wiki qui est déjà pré configurée quelques autres pages collaborative. Le point central restant bien sûr l’espace documentaire. Alors on retrouve ici un certain nombre de documents que de documents. Cela pourrait être des documents bureautiques c’est des mails que j’ai transpiré sur Alfresco c’est exactement la même principe va rentrer sur la page de détails du document, du contenu et on a accès à une prévisualisation qui fonctionne pour les documents de pdf, de word, excel, de bureautique mais aussi pour des documents audio ou vidéo qu’on va pourvoir visualiser ici avec des l’actions sur le document pour pouvoir et bien le déplacer en redevenir propriétaire, le modifier, importer une nouvelle version, très intéressant et puis aussi point important pouvoir partager un lien du document pour éviter d’envoyer ce document par mail à des collègues ou à des clients et bien on va pouvoir partager un lien vers un document comme ça on évite de surcharger les boîtes mails et on garde les versions du document qui est important qu’ils seront ils seront stockés sous forme de pile sur Alfresco, voilà qu’on va pouvoir retrouver ici avec leur version et puis de façon possibles des commentaires sur la pertinence de cette nouvelle version.

Voilà donc je déplace mon document sur Alfresco par drag and drop europe et il est intégré.

Maintenant plusieurs moyens de créer des dossiers, des documents créer un document à partir d’un modèle c’est à dire on peut stocker dans un espace qu’on appelle le dictionnaire de données des templates. et on va se servir de cette templates comme modèles de documents pour gagner du temps de même pour un modèle de dossier c’est à dire on va stocker une petite arborescence par exemple pour un dossier le comptable ses clients on va venir retrouver cette cette arborescence ici pour la réutiliser bien on va maintenant passer en revue les outils d’administration. 

Les outils d’administration à partir de ce lien ne sont visibles qu’à partir du moment où on est un administrateur. Administrateur technique ou administrateur fonctionnel et c’est à dire membres d’un groupe qu’on appelle les admin Alfresco. Etant administrateur de la solution, j’ai accès à tous ces outils. Alors on a une page qui s’appelle applications dans laquelle on va pouvoir changer de thème et éventuellement si on a créé un thème personnalisé pour le récupérer ici pour l’appliquer à Share, C’est à dire ça peut être pour reprendre les codes couleurs d’un client confessa personnaliser la page de login par exemple enlever le bas de page pour mettre quelque chose de plus ludique. 

Ensuite on a un gestionnaire de catégorie où on va pouvoir venir et bien rajouter des des catégories ici pour créer notre propre système de catégories et avoir une vision transversale de la base documentaire. Le navigateur de noeuds c’est très technique pour voir toutes les propriétés des dossiers gestionnaire, le recherche gestionnaires, le gestionnaire de tags. Donc les tags c’est un peu comme les catégories c’est des étiquettes, que cette fois ce sont les utilisateurs qui vont les créer selon leurs besoins et selon leur façon de nommer les documents pour pouvoir aussi avoir un classement plus efficace des documents dans leur dans leur vision à eux. On a aussi les modèles. Bon c’est pour créer des modèles avec des métadonnées, des aspects, des types, c’est les jeux de propriétés supplémentaires métier que l’on va venir associer aux documents. Et puis le gestionnaire de sites. Gestionnaire du site qui nous permet de en tant qu’administrateur de voir la liste des sites qui ont été créés par tous les utilisateurs, de pouvoir les rejoindre et éventuellement de pouvoir en supprimer s’il y en a qui ont été créés en doublons. ceci est une fonctionnalités de réplication qui utilisés dans des cas très rares où on a d alfresco qu’il faut synchroniser les autres parce que par exemple ils sont très éloignés géographiquement.

Ensuite on a les groupes et les utilisateurs. Les groupes c’est une fonctionnalité très intéressante qui va nous permettre de rassembler les utilisateurs et de pouvoir leur donner accès à un site ou un espace documentaire par exemple dans l’entrepôt. On va les retrouver ici.

Parcourir et les utilisateurs, les utilisateurs que le retrouve avec un pourcentage. Tous les utilisateurs qui sont déjà présents sur alfresco donc là c’est là qu’on va voir que s’il ya un problème on va pouvoir consulter leur fiche, voir s’ils manque l’adresse mail ce qui peut nous poser quelques soucis

Voilà pour les outils d’administration, donc et bien on a fait un tour rapide de la solution. N’hésitez pas à mettre en commentaire si vous souhaitez avoir d’autres précisions sur des fonctionnalités sur lesquelles je ne serai pas, je n’aurai pas bien précisé. Et peut-être les tâches et les workflow bon sachant que c’est pas toujours utilisés dans certains projets ça peut être peut être intéressant. Voilà je vous remercie, à bientôt.

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