Knowledge Management

Dans une économie de plus en plus compétitive, l’accès rapide aux informations est essentiel. Il s’agit de pouvoir retrouver simplement une procédure, une documentation technique ou bien une étude en rapport avec le travail à réaliser. Aller rechercher des documents importants dans une boite e-mails peut s’avérer très chronophage et ne pas aboutir. Les serveurs fichiers sur les réseaux qui contiennent de multiples versions de chaque fichier ne sont pas l’idéal non plus.

La démarche va permettre de valoriser le savoir-faire de l’organisation auprès des collaborateurs. En plus d’être un outil de productivité, ce sera un outil de motivation pour l’ensemble des parties prenantes. Un patrimoine d’informations sera constitué sur la durée.

Bien qu’il soit possible de réaliser son KM sur un simple serveur de fichiers partagés, une plateforme plus sophistiquée sera préférable. Afin d’avoir une indexation des documents sur leur contenu, des systèmes de classement hiérarchiques et thématiques par exemple. Une GED du marché comme Sharepoint, Opentext … ou une solution open source comme Alfresco ou Nuxeo pourra être configurée pour s’adapter au besoin. L’outil devra être accessible en intranet voir en extranet si le personnel est mobile.

Les premières questions à se poser sont : quelles sont les ressources qui auront une utilité dans le cadre de l’activité courante ou des futurs projets ? Est-ce que toutes les informations seront accessibles à tout le monde ? Ou doit-on mettre en place des restrictions d’accès ? Penser que « less is more » pour trier les informations pour ne conserver que les plus importantes.

Une fois que les documents et ressources clés seront identifiées, il faudra prévoir un plan de classement. Éventuellement, ajouter des propriétés sur les documents pour mieux les identifier. Ensuite on peut définir la méthode d’alimentation du KM. Puis son interrogation via les plans de classement ou le moteur de recherche.

Les questions de confidentialité sont aussi à prendre en considération. L’accès au KM sera sécurisé. Il y aura éventuellement des chartes de confidentialité pour toutes les personnes qui auront un accès. Des habitations pour l’alimentation et la suppression des données seront nécessaires.

La conduite du changement par l’ensemble des collaborateurs ne doit pas être négligée. Par exemple, inclure dans les routines de travail l’alimentation du KM. Aussi lors du démarrage d’un nouveau projet les collaborateurs pourra interroger le KM pour identifier de précieuses ressources à exploiter.

Enfin, une fois le projet en place, il faudra suivre son adoption et de son efficacité par les collaborateurs. Des Knowledges managers pourront être nommés pour veiller à la mise en oeuvre des nouvelles pratiques.

Contact : ulrich.julien@rainbow-integration.fr